Was auf der Feier passiert, bleibt im Team.
Ein Album hinter PIN. Die Fotos liegen auf Servern in der EU. Ablaufdatum inklusive.
BetaEventDrop für Unternehmen ist neu, und wir entwickeln es mit den ersten Firmen weiter; Rückmeldungen gern an office@gotzendorfer.at.
Gespeichert werden Datenbank, Anmeldung und Fotos in Frankfurt am Main (eu-central-1), die Serverfunktionen laufen ebenfalls dort. Ausgeliefert wird über ein weltweites Netz, und einzelne Dienstleister sitzen außerhalb der EU. Wir sagen deshalb ausdrücklich nicht zu, dass keine Daten die EU verlassen — wer fragt, bekommt die vollständige Liste.
Alle Verarbeiter im DatenschutzWarum die Firmenfeier anders ist als die Hochzeit
Bei der Privatfeier gilt die DSGVO für den Gastgeber gar nicht — das ist die Haushaltsausnahme. Bei der Firmenfeier fällt sie weg, und zwar vollständig: jeder berufliche Bezug beendet sie. Damit wird euer Unternehmen Verantwortlicher, und wir werden Auftragsverarbeiter.
Das ist kein Argument gegen ein Fotoalbum, sondern eins gegen den heutigen Ersatz. WhatsApp-Gruppe, AirDrop, privates Cloud-Album der Assistenz: keine Löschfrist, kein Vertrag, kein Widerruf — und die Fotos liegen nach drei Jahren auf vierzig Privathandys. Verantwortlich wäre die Firma dort genauso. Es merkt nur niemand.
Wir versprechen euch deshalb nicht, dass „Datenschutz kein Problem“ sei. Konform ist am Ende ihr, nicht ein Werkzeug. Wir liefern die Teile, die ihr dafür braucht — und sagen an jeder Stelle dazu, wo sie aufhören.
Drei Eigenschaften, auf die eine IT-Freigabe hinausläuft
- Ein Ablaufdatum, das niemand vergisst
Die Laufzeit steht beim Anlegen fest — 90 Tage bei Spotlight, 365 bei Premiere, gerechnet ab dem Eventdatum. Danach ist das Album zu. 30 Tage später werden die Fotos gelöscht, ohne dass jemand daran denken muss.
- Ein geschlossener Kreis
Ab Spotlight lässt sich das Album mit einer PIN schließen. Gäste brauchen kein Konto und keine App; der Speicher ist nicht öffentlich, und jedes Bild wird über einen kurzlebigen Link ausgeliefert statt über eine dauerhafte Adresse. GPS-Koordinaten werden beim Hochladen aus den Bildern entfernt — gelingt das nicht, wird der Upload abgelehnt statt gespeichert.
- Ein Löschknopf statt vierzig
Ein Klick löscht das Event: neun Datentabellen und zwei Speicherbereiche, in einem Durchgang. Meldet ein Schritt einen Fehler, gilt der Vorgang als gescheitert statt als erledigt — ein „gelöscht“, hinter dem noch etwas liegt, wäre das Gegenteil einer Auskunft.
Läuft da KI über die Gesichter unserer Leute?
Nein. Es gibt keine Gesichtserkennung, keine Zuordnung von Personen und keine Wiedererkennung über Fotos hinweg — nicht abschaltbar, sondern nicht gebaut.
Was ihr je Event abschaltet
Unter „KI“ im Event stehen die Helfer, die dieses Event betreffen, mit einem Schalter:
- Bildanalyse: prüft neue Fotos, schlägt Highlights vor, beschreibt Bilder
- Einladungstext: schlägt einen Text für die Einladung vor
Die KI-Übersicht liegt in jedem Event unter „KI“
Und was ein Schalter am Event nicht erreicht
Zwei Flächen laufen kontoweit, nicht je Event: die Vorschläge beim Anlegen eines Events und der Support-Chat. Ein Schalter am Event erreicht sie nicht, und wir tun auch nicht so. Wer sie abgeschaltet braucht, schreibt uns — dann sagen wir, was geht.
Was das Abschalten kostet
Ohne Bildanalyse gibt es keine automatische Prüfung neuer Fotos, keine Highlight-Vorschläge, und der Rückblick wählt ohne diese Merkmale aus. Das steht hier und nicht im Kleingedruckten: es später selbst zu merken, ist der teuerste Weg, es zu erfahren.
Solange das Album intern bleibt, braucht niemand eine Unterschrift. Sobald ein Bild nach draußen geht, braucht es genau von den Abgebildeten eine.
Was zu tun ist und wann eine Infomail reicht
Richtwerte für die Fälle, die in der Praxis vorkommen. Rechtsgrundlage ist durchgehend das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, nicht die Einwilligung: im Arbeitsverhältnis gilt sie als nur eingeschränkt freiwillig und ist jederzeit widerrufbar.
| Situation | Was reicht | Was nicht reicht |
|---|---|---|
| Album bleibt intern, PIN an, nichts geht nach außen | Aushang und Infomail an alle. Keine Unterschriften. Grundlage: berechtigtes Interesse | — |
| Ein Foto soll auf die Website, auf LinkedIn, ins Recruiting | Einzelne, schriftliche Einwilligung der erkennbaren Personen, vorher und zweckgenau, dazu die Zustimmung der Person, die das Foto gemacht hat | Aushang · Teilnahme am Album · „hat ja niemand widersprochen“ |
| Porträts und Kleingruppen statt Stimmungsbildern | Einwilligung, auch intern | pauschale Information |
| Jede Firmenfeier, egal wie groß die Firma ist | Auftragsverarbeitungsvertrag, dazu Aushang, Infomail und Verzeichnis-Absatz | mündliche Zusage |
| Firma mit eigener Datenschutzbeauftragter oder eigenem Datenschutzbeauftragten | dasselbe; die Person vorab einbinden und im Vertrag angeben | Freigabe an ihr vorbei |
| Mit Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung | Notiz vorab. Eine Betriebsvereinbarung wäre nötig, wenn Auswertungen je Person stattfänden — das tun sie nicht | Überraschung am Tag danach |
| Kinder auf der Feier | Einwilligung der Eltern, immer | — |
| Öffentliche Stelle, Konzern, oder der Betriebsrat sagt nein | Alle KI-Schalter aus, PIN an, kurze Laufzeit. Im Zweifel den eigenen Datenschutzbeauftragten fragen | Beschwichtigen |
Richtwerte, keine Rechtsberatung. Ob im Einzelfall eine Einwilligung nötig ist, beurteilt die verantwortliche Stelle, also ihr.
Den Vertrag gibt es hier, nicht per Mail
Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO steht als Text auf der Seite: Gegenstand und Dauer, Art und Zweck, Datenkategorien, Weisungsbindung, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Löschung nach Vertragsende, Nachweis- und Auditrechte. Dazu die Anlage mit den technischen Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Zum AuftragsverarbeitungsvertragFassung 2026-10-01
Häufige Fragen aus der Freigabe
Brauchen wir für die Weihnachtsfeier wirklich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Sobald die Nutzung beruflich oder wirtschaftlich ist, ja — dann seid ihr Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter, und Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag. Ihr schließt ihn selbst ab, ohne Mailwechsel und ohne Wartezeit.
Reicht ein Aushang, oder brauchen wir Unterschriften?
Solange das Album intern bleibt, reichen Aushang und Infomail an alle. Sobald ein Bild nach draußen geht — Website, LinkedIn, Recruiting —, braucht es die schriftliche Einwilligung genau der erkennbaren Personen, vorher und zweckgenau.
Läuft KI über die Fotos?
Es gibt keine Gesichtserkennung und keine Zuordnung von Personen. Die beiden Helfer, die dieses Event betreffen — Bildanalyse und Einladungstext —, schaltet ihr im Event unter „KI“ ab. Zwei weitere Flächen, die Vorschläge beim Anlegen und der Support-Chat, laufen kontoweit; ein Schalter am Event erreicht sie nicht.
Wo liegen die Fotos?
Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher liegen in Frankfurt am Main (eu-central-1), die Serverfunktionen ebenfalls. Ausgeliefert wird über ein weltweites Netz, und einzelne Dienstleister sitzen außerhalb der EU — wir sagen deshalb nicht zu, dass keine Daten die EU verlassen. Welcher Dienstleister was verarbeitet, steht vollständig in der Datenschutzerklärung und in der Anlage zum Vertrag.
Was passiert nach der Feier?
Das Album läuft mit dem gekauften Zeitraum ab und ist danach zu. 30 Tage später werden die Fotos gelöscht. Wer früher aufräumen will, löscht das Event selbst — das entfernt Daten und Dateien in einem Durchgang.
Müssen wir den Betriebsrat einbeziehen?
Eine Notiz vorab ist der ruhigere Weg. Eine Kontrollmaßnahme ist das Album gut vertretbar nicht: Teilnahme freiwillig, Upload ohne Konto und ohne Namenspflicht, keine Auswertung je Person, keine Verknüpfung mit Personaldaten, und es endet mit dem Ablaufdatum. Diese Begründung muss nur jemand einmal aufschreiben.
Dürfen wir die Fotos danach intern nutzen, etwa im Intranet?
Nur mit Erlaubnis der Menschen, die sie gemacht haben: Die Rechte an einem Foto liegen bei der Person, die fotografiert hat, auch bei Mitarbeitenden, die auf der Feier privat fotografieren. Dafür gibt es in den Event-Einstellungen den Schalter „Interne Nutzung durch den Veranstalter“. Ist er an, sehen Gäste vor dem Hochladen einen Hinweis, und mit dem Hochladen erlauben sie euch die interne Nutzung, etwa im Intranet oder in der internen Kommunikation. Das gilt für Fotos, die hochgeladen werden, solange der Schalter an ist. Für eine Veröffentlichung nach außen braucht es weiterhin die Zustimmung der Person, die fotografiert hat, und die Einwilligung der Abgebildeten.
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